¿Qué hace una secretaria? 

Una secretaria es una persona que está a cargo de la organización y coordinación de la información dentro de una oficina. Además de esto, las secretarias son el puente entre los empleados y los ejecutivos de la empresa. 

La figura de la secretaria es muy importante en cualquier empresa o institución. Desempeña una labor clave dentro de la organización y su función principal es la de coordinar las actividades de los miembros de la empresa. Ella es quien facilita el buen funcionamiento de la oficina asegurando que todo esté en orden y funcione correctamente. 

Funciones de una secretaria

Las secretarias desempeñan un papel importante en el funcionamiento diario de las oficinas. Aquí hay algunas de las tareas principales que realizan: 

Organizar la agenda del jefe

Las secretarias a menudo tienen la responsabilidad de organizar la agenda del jefe. Esto incluye la planificación de reuniones, viajes, citas y otros eventos. 

Preparar y organizar la agenda asegura que el jefe no pierda el tiempo tratando de ubicar documentos importantes y programas adecuados. La planificación de reuniones es una parte vital de este trabajo, y el secretario pasa horas arreglando asuntos personales; incluso desde antes del comienzo del día, busca artículos en línea para prepararse para las reuniones. El secretario es también responsable de informar al jefe sobre los resultados y otros problemas importantes, ayudando a avanzar prioridades estratégicas. Siempre tiene entre manos muchas cosas; por lo tanto, deben preverse retrasos o cambios imprevistos en cualquier momento.

Manejo de documentos importantes

Otra responsabilidad clave de las secretarias es manejar todos los documentos importantes que entran y salen de la oficina. Esto significa que deben estar familiarizadas con los protocolos de archivo de su departamento y tener buenos sistemas para mantener todo en orden. 

Dentro de las funciones de la secretaria, ella se enfrenta a la tarea diaria de manejar documentos importantes de una empresa y su centro de trabajo. Esto incluye prácticamente cualquier tipo de documento, como cartas, informes financieros, contratos y documentos legales.

La secretaria tiene que estar al tanto de los requisitos legales para la custodia adecuada de estos documentos y tomar las medidas necesarias para mantenerlos seguros y organizados. Ella también debe ser consciente de los requisitos reglamentarios para el acceso a los documentos y proporcionar un acceso limitado solo cuando sea apropiado.

Para que esto sea posible, es esencial que la secretaria mantenga un sistema organizado para el manejo de documentos e implemente herramientas útiles para controlar el flujo de trabajo relacionado con esta responsabilidad. Esto incluye responsabilidades como archivar meticulosamente cada entrada, realizar copias seguras del contenido del documento si corresponde, rastrear la ubicación física del documento y actualizar información relacionada en bases de datos internas.

Proporcionando un manejo adecuado y seguro a estos archivos críticos se pueden evitar errores costosos al evitar confusiones del pasado o infringimientos contractuales involuntarios en el futuro.

Gestionar las Comunicaciones

Una buena secretaria debe administrar, filtrar y organizar eficientemente las comunicaciones, ya sean verbales o escritas, que incluyen llamadas telefónicas, correspondencia postal, correos electrónicos y mensajes en redes sociales, tanto en el idioma nativo como en idiomas extranjeros.

Tomar llamadas telefónicas

En muchas oficinas, las secretarias son las encargadas de tomar las llamadas telefónicas y responder a preguntas generales o transferirlas a la persona adecuada. 

Realizar labores de correo electrónico y gestión de documentos electrónicos. 

La secretaría es una de las principales responsabilidades empresariales. Esto implica la administración de documentos y procesos internos, como el correo electrónico y la gestión de documentos electrónicos.

Para estas tareas, se requiere un alto nivel de organización y eficiencia. La secretaría también ayuda a mejorar la comunicación entre los miembros del equipo, lo que minimiza los errores y asegura que el trabajo se cumpla correctamente y dentro del plazo. Realizar labores tales como redactar memorandos, revisar y responder correos electrónicos, administrar procedimientos médicos o documentación legal son algunas de las responsabilidades básicas de secretariado.

Estas actividades pueden extenderse fácilmente al control de bases de datos, creación y envío de correspondencia mecanografiada o digitalizada o cualquier otra tarea para la que se necesite ordenador.

El éxito en cualquiera de estas labores depende íntegramente del conocimiento sobre secretariado adquirido por la persona asignada a esta importante labor diaria. Por ello es crítico buscar formas innovadoras para realizar con exactitud lucidez toda clase de correo electrónico y gestión documental.

Gestionar los gastos y los pagos de la oficina

Por lo general, el secretario de empresa es el encargado de gestionar los gastos y pagos de la oficina. En primer lugar, es responsable de asegurarse de que no se gasten más recursos financieros de los necesarios para mantener la operación diaria. Esto significa equipar con cuidado las herramientas necesarias para garantizar que las sobrecargas no sean demasiado grandes para el presupuesto establecido.

Archivar documentación

Cuando se trata de secretariado, tener orden y sistemática en la documentación es un verdadero reto.

El archivar documentación ayuda enormemente no solo con la organización de la documentación secretarial, sino también con su seguridad y privacidad. En primer lugar, un secretario puede asignar el nivel adecuado de acceso al archivo permitido según su cargo dentro de la empresa. Esto promueve el cumplimiento normativo al impedir que personal externo no autorizado acceda a los archivos sin autorización, preservando así la privacidad adecuada. Además, las palabras clave y frases coincidentes, así como el uso del software adecuado destinado al secretariado ayudan al secretario a encontrar rápidamente cualquier documento basándose únicamente en diferentes palabras clave. Esta funcionalidad simplifica enormemente el guardar, recuperar e incluso compartir información confidencial del secretariado rápidamente dentro de sus muros corporativos o fuera a partes autorizadas relevantes cuando sea necesario, todo esto contribuyendo enormemente a construir un secretariado robusto y moderno en este mundo cambiante de hoy.

Preparar documentación para presentaciones o reuniones importantes

Cuando se trata de preparar para una importante reunión o presentación, hay mucho trabajo que hacer. Las secretarias tienen la tarea de recopilar toda la documentación necesaria y preparar informes detallados. Estos documentos ayudan a los miembros del equipo y a los invitados a comprender el material antes de la presentación o reunión.

Además, estos documentos son muy útiles para proporcionar respaldo intelectual e información clara durante la discusión. Por lo tanto, la secretaria juega un papel integral en el éxito de cada reunión importante. Los secretarios están acostumbrados al trabajo minucioso que conlleva reunir toda esta información y deben ser capaces de desglosar datos complejos para prepararlos adecuadamente. Preparar documentación para reuniones importantes no solo requiere habilidades burocráticas; las secretarias también deben demostrar un profundo conocimiento del tema que se abordará para poder preparar una documentación completa y útil lista para la próxima reunión o presentación importante.

Al confiar en secretarias competentes, los equipos pueden abordar reuniones importantes con mayor confianza sabiendo que han hecho todo lo posible para tener éxito. La preparación adecuada es imprescindible cuando se trata de reuniones o presentaciones importantes y esto empieza con el trabajo realizado por los secretarios detrás de escena.

Coordinar reuniones y eventos

Como se mencionó anteriormente, otra función importante de las secretarias es coordinar reuniones y eventos. Esto significa llevar a cabo toda la planificación necesaria para garantizar que el evento se lleve a cabo sin problemas. 

Listado completo de las 20 Principales Funciones de un especialista en Secretariado

¿Que se espera de una secretaria?

De una secretaria se espera lo siguiente:

1. Competencias Organizativas: Capacidad para gestionar eficientemente agendas, programar reuniones, y mantener el orden en la documentación y archivos.

2. Habilidades de Comunicación: Ser efectiva tanto en la comunicación oral como escrita, incluyendo la gestión de llamadas telefónicas, correspondencia y comunicaciones digitales.

3. Manejo de Tecnologías de la Información: Destreza en el uso de herramientas informáticas, como procesadores de texto, hojas de cálculo, sistemas de correo electrónico, y software de gestión.

4. Capacidad de Multitarea: Habilidad para manejar múltiples tareas simultáneamente sin perder eficiencia o calidad en el trabajo.

5. Discreción y Confidencialidad: Mantener la confidencialidad de la información manejada, respetando la privacidad de la empresa y de sus empleados.

6. Habilidades Interpersonales: Buen trato en el manejo de relaciones con clientes, visitantes y colegas, mostrando cortesía y profesionalismo.

7. Capacidad de Resolución de Problemas: Habilidad para identificar y resolver problemas de manera eficiente, mostrando iniciativa y proactividad.

8. Adaptabilidad y Flexibilidad: Capacidad para adaptarse a cambios en el entorno laboral y manejar situaciones imprevistas con eficacia.

9. Capacidad de Trabajo Bajo Presión: Mantener la calma y eficiencia en situaciones de alta demanda o estrés.

10. Compromiso y Fiabilidad: Mostrar un alto grado de dedicación y ser una persona en la que tanto superiores como compañeros puedan confiar.

¿Cuáles son los principios de una secretaria?

Los principios fundamentales que debe seguir una secretaria incluyen:

1. Profesionalismo: Mantener una actitud y apariencia profesional en todo momento, representando a la empresa y a sí misma de manera positiva.

2. Eficiencia: Realizar tareas de manera efectiva y oportuna, optimizando el uso del tiempo y los recursos.

3. Organización: Mantener un alto grado de orden en todas las actividades, desde la gestión de documentos hasta la planificación de eventos y reuniones.

4. Confidencialidad: Proteger la privacidad de la información sensible de la empresa, clientes y colegas, manteniendo discreción en todos los asuntos.

5. Comunicación Efectiva: Ser capaz de comunicarse de manera clara y precisa, tanto de forma oral como escrita, y saber escuchar activamente.

6. Adaptabilidad y Flexibilidad: Tener la habilidad de adaptarse a diferentes situaciones y requisitos del trabajo, mostrando flexibilidad ante cambios y demandas.

7. Orientación al Servicio: Priorizar las necesidades de la empresa, clientes y colegas, ofreciendo un servicio de alta calidad.

8. Trabajo en Equipo y Colaboración: Colaborar efectivamente con otros miembros del equipo y departamentos para alcanzar objetivos comunes.

9. Aprendizaje Continuo: Estar dispuesta a aprender y actualizarse continuamente, tanto en habilidades técnicas como en conocimientos relevantes para su rol.

10. Ética y Responsabilidad: Actuar siempre con integridad, respetando las normas éticas de la profesión y asumiendo responsabilidad por sus acciones

¿Qué se necesita para ser una buena secretaria?

Para ser una buena secretaria se necesita:

1. Organización
2. Comunicación efectiva
3. Conocimientos tecnológicos
4. Multitarea
5. Confidencialidad
6. Habilidades interpersonales
7. Resolución de problemas
8. Adaptabilidad
9. Trabajo bajo presión
10. Atención al detalle
11. Fiabilidad

¿Cuál es el perfil de una secretaria ejecutiva?

El perfil de una secretaria ejecutiva generalmente incluye:

1. Educación: Título en Secretariado Ejecutivo, Administración de Empresas o áreas relacionadas.

2. Experiencia Laboral: Experiencia previa en roles secretariales o administrativos, preferiblemente en un entorno ejecutivo.

3. Habilidades de Comunicación: Excelentes habilidades de comunicación, tanto oral como escrita, y capacidad para interactuar profesionalmente con todos los niveles de la organización y con clientes externos.

4. Competencias Organizativas: Capacidad avanzada para organizar agendas, eventos, reuniones, y viajes de negocios.

5. Manejo de Información Confidencial: Habilidad para manejar información sensible con discreción y confidencialidad.

6. Habilidades Técnicas: Dominio de herramientas informáticas como Microsoft Office, sistemas de gestión de correo electrónico y programas de gestión empresarial.

7. Multitarea y Gestión del Tiempo: Capacidad para manejar múltiples tareas y prioridades eficientemente.

8. Solución de Problemas y Toma de Decisiones: Habilidad para identificar problemas, proponer soluciones y tomar decisiones informadas.

9. Adaptabilidad: Flexibilidad para adaptarse a diferentes situaciones y demandas del entorno ejecutivo.

10. Habilidades Interpersonales y de Negociación: Capacidad para establecer y mantener relaciones laborales efectivas y manejar situaciones interpersonales con tacto.

11. Iniciativa y Proactividad: Capacidad para anticiparse a las necesidades y actuar de forma autónoma cuando sea necesario.

12. Idiomas: Conocimiento de idiomas adicionales es un plus, especialmente en entornos multinacionales.

Éxito de la Secretaria

Las funciones de una secretaria son muy amplias y complejas, por lo que requieren el perfil de una persona responsable, organizada y con mucha capacidad de coordinación en las empresas y los puestos de trabajo. Además, una buena secretaria necesita estar siempre dispuesta a ayudar en todo lo que necesite su jefe inmediato para facilitarle el trabajo diario y las relaciones corporativas. 

Como se puede ver, las secretarias juegan un papel vital en el funcionamiento diario de las oficinas. Si estás interesado en estudiar para convertirte en una secretaria, puedes estar seguro de que nunca te aburrirás o te faltarán cosas por hacer. ¡Empieza tu camino hacia el éxito hoy!

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